To-do-Listen anlegen und verwalten, den Bearbeitungsstatus von Aufgaben im Blick behalten, Themen strukturieren, mit einem Kanban-Board arbeiten, interaktive Projektorganisation oder auch einfach nur eine digitale Pinnwand für die Zusammenarbeit bereitstellen – die App „Deck“ im Datashare der TU Dresden kann ganz flexibel für unterschiedlichste Anwendungsszenarien eingesetzt werden. Dabei ist dieses interaktive Werkzeug recht leichtgewichtig und deshalb einfach zu bedienen. Zudem wird es an der TU Dresden betrieben und ist natürlich auch in die zentrale Accountverwaltung eingebunden. Damit müssen Sie für die Einrichtung und Wartung dieser App weder Zeit noch Gedanken investieren – legen Sie einfach los!
Überblick
Starten Sie zunächst Ihr persönliches Deck, indem Sie sich auf bekanntem Wege im Datashare einloggen und in der obersten Menüleiste die App „Deck“ auswählen (Bild 1, Punkt 1).
Ihr persönliches Datashare-Deck organisieren Sie über sogenannte Boards. Die für Sie vorhandenen Boards werden im Navigationsbaum auf der linken Seite angezeigt. Innerhalb der Boards finden Sie Listen und darin sind die Karten eingeordnet (Bild 1). Öffnen Sie das Deck zum ersten Mal, so finden Sie bereits ein Beispiel-Board mit dem Namen „Persönlich“ vor. Schauen Sie sich dieses Beispiel ruhig erst einmal genauer an und Ihnen wird schnell klar werden, wie die App funktioniert.
Die Boards
Boards sind im übertragenen Sinne Tafeln oder Pinnwände. Sie sind somit Strukturierungselemente, mit denen Sie Ihre Inhalte individuell aufteilen können. Sie legen neue Boards einfach mit dem Funktionselement „+ Board hinzufügen“ in der linken Navigationsspalte der Boardübersicht an. Die Zahl möglicher Boards ist nicht limitiert.
Über das 3-Punkte-Symbol neben dem Board-Namen (Bild 2, Punkt 1) können einige Einstellungen für das Board vorgenommen werden: In den „Board-Details“ (Bild 2, Punkt 2) kann man für das Board Schlagwörter vergeben oder es mit anderen Personen teilen (Bild 2, Punkt 3), wobei unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden können. Leider ist das nur mit Angehörigen der TU Dresden möglich, da dafür ein ZIH-Login benötigt wird. Unter „Board bearbeiten“ kann das Board umbenannt oder ihm eine andere Farbe zugewiesen werden.
Bild 2: Board-Eigenschaften aufrufen
Die Listen
Innerhalb eines Boards erfolgt eine weitere Strukturierung in Listen. Eine Liste bildet jeweils eine Spalte ab. Will man eine neue Liste erstellen, so muss man auf das kleine „+“ in der oberen Befehlszeile klicken (siehe Bild 3, Punkte 1 bis 3). Die Funktionen und Einstellungen jeder Liste ruft man über die 3 Punkte neben dem Listennamen auf (siehe Bild 3, Punkt 4). Es ist möglich, alle darunter angeordnete Karten zu archivieren oder zu löschen.
Bild 3: Listen hinzufügen (1 bis 3) und verwalten (4)
Die Karten
Die Karten sind wohl die wichtigsten Elemente im Deck, denn in ihnen werden die zu organisierenden Informationen verwaltet. Erstellt werden Karten am einfachsten durch einen Klick auf das „+“-Symbol rechts neben dem passenden Listennamen (Bild 4, Punkt 1). Sollte man eine Karte in der verkehrten Liste erstellt haben, so ist das kein Problem: Per Drag-and-drop können die Karten beliebig auf dem Board verschoben werden.
Bild 4: Neue Karte erstellen (1) und Kartendetails editieren (2 und 3)
Alle Funktionen, die Ihnen pro Karte zur Verfügung stehen, finden Sie auf der Karte hinter dem „3-Punkte-Symbol“ (Bild 4, Punkt 2). Am wichtigsten sind zunächst die Karten-Details (Bild 4, Punkt 3): Hierüber können die Karten mit einem detaillierten Text versehen werden. Zusätzlich können Stichworte, Fälligkeitstermine und Dateien als Anhang hinzugefügt werden. Karten können den Personen zugewiesen werden, die Zugriffsrechte für das Board besitzen. Über die Funktion „Kommentare“ steht für jede Karte automatisch ein Diskussionsforum zur Verfügung. Damit jederzeit die Änderungen an der Karte nachverfolgt werden kann, werden automatisch die Aktivitäten mitgeloggt und unter der gleichnamigen Funktion detailliert angezeigt.
Was noch?
Wenn Sie im Laufe der Zeit etliche Boards, viele Listen und noch mehr Karten erstellt haben kann es sein, dass Sie am besten über eine Suche zum richtigen Element gelangen. Dafür bietet Ihnen Datashare die „Einheitliche Suche“ an, die Sie per Klick auf das Lupensymbol ganz oben auf der rechten Seite aufrufen. Innerhalb eines Boards können über das Trichter-Symbol zudem Filter aktiviert werden, um die Ansicht anzupassen.
Damit Sie jederzeit automatisch auf aktuellstem Stand über Änderungen an Ihren Boards und Karten sind, können Sie sich via E-Mail und/oder Pushbenachrichtigung informieren lassen. Diese schalten Sie im persönlichen Profil von Datashare (ganz oben rechts) im Menüpunkt „Einstellungen“ im Bereich „Benachrichtigungen“ ein.
Haben Sie Boards oder Karten mit einer Person geteilt, so können Sie dieser einfach den Link aus der Adresszeile Ihres Browsers kopieren und beispielsweise per E-Mail senden. Diese wird bei Aufruf dieses „Direktlinks“ unmittelbar auf das Board oder die Karte geleitet.
Dieser kleine Artikel ist keine umfassende Hilfe und beschreibt deshalb nicht alle Funktionen, die Ihnen Deck bietet. Die Hilfe zum Produkt finden Sie in dem Menü, welches sich mit Klick auf Ihr Benutzerkürzel ganz oben rechts im Fenster öffnet.
