To-do-Listen anlegen und verwalten, den Bearbeitungsstatus
von Aufgaben im Blick behalten, Themen strukturieren, mit einem Kanban-Board
arbeiten, interaktive Projektorganisation oder auch einfach nur eine digitale
Pinnwand für die Zusammenarbeit bereitstellen – die App „Deck“ im Datashare der TU Dresden kann ganz
flexibel für unterschiedlichste Anwendungsszenarien eingesetzt werden. Dabei
ist dieses interaktive Werkzeug recht leichtgewichtig und deshalb einfach zu
bedienen. Zudem wird es an der TU Dresden betrieben und ist natürlich auch in
die zentrale Accountverwaltung eingebunden. Damit müssen Sie für die Einrichtung
und Wartung dieser App weder Zeit noch Gedanken investieren – legen Sie einfach
los!
Überblick
Starten Sie zunächst Ihr persönliches Deck, indem Sie sich
auf bekanntem Wege im Datashare einloggen und in der obersten Menüleiste die
App „Deck“ auswählen (Bild
1,
Punkt 1).
Ihr persönliches Datashare-Deck organisieren Sie über
sogenannte Boards. Die für Sie vorhandenen Boards werden im Navigationsbaum auf
der linken Seite angezeigt. Innerhalb der Boards finden Sie Listen und darin
sind die Karten eingeordnet (Bild
1).
Öffnen Sie das Deck zum ersten Mal, so finden Sie bereits ein Beispiel-Board
mit dem Namen „Persönlich“ vor. Schauen Sie sich dieses Beispiel ruhig erst
einmal genauer an und Ihnen wird schnell klar werden, wie die App funktioniert.
Bild 1: Struktur der Benutzeroberfläche der
Datashare-App „Deck“
Die Boards
Boards sind im übertragenen Sinne Tafeln oder Pinnwände. Sie
sind somit Strukturierungselemente, mit denen Sie Ihre Inhalte individuell
aufteilen können. Sie legen neue Boards einfach mit dem Funktionselement „+
Board hinzufügen“ in der linken Navigationsspalte der Boardübersicht an. Die
Zahl möglicher Boards ist nicht limitiert.
Über das 3-Punkte-Symbol neben dem Board-Namen (Bild 2,
Punkt 1) können einige Einstellungen für das Board vorgenommen werden: In den „Board-Details“
(Bild
2,
Punkt 2) kann man für das Board Schlagwörter vergeben oder es mit anderen Personen
teilen (Bild
2,
Punkt 3), wobei unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden können. Leider
ist das nur mit Angehörigen der TU Dresden möglich, da dafür ein ZIH-Login
benötigt wird. Unter „Board bearbeiten“ kann das Board umbenannt oder ihm eine
andere Farbe zugewiesen werden.
Bild 2: Board-Eigenschaften aufrufen
Die Listen
Innerhalb eines Boards erfolgt eine weitere Strukturierung
in Listen. Eine Liste bildet jeweils eine Spalte ab. Will man eine neue Liste
erstellen, so muss man auf das kleine „+“ in der oberen Befehlszeile klicken
(siehe Bild 3,
Punkte 1 bis 3). Die Funktionen und Einstellungen jeder Liste ruft man über die
3 Punkte neben dem Listennamen auf (siehe Bild 3,
Punkt 4). Es ist möglich, alle darunter angeordnete Karten zu archivieren oder
zu löschen.
Bild 3: Listen hinzufügen (1 bis 3) und
verwalten (4)
Die Karten
Die Karten sind wohl die wichtigsten Elemente im Deck, denn
in ihnen werden die zu organisierenden Informationen verwaltet. Erstellt werden
Karten am einfachsten durch einen Klick auf das „+“-Symbol rechts neben dem
passenden Listennamen (Bild
4,
Punkt 1). Sollte man eine Karte in der verkehrten Liste erstellt haben, so ist
das kein Problem: Per Drag-and-drop können die Karten beliebig auf dem Board
verschoben werden.
Bild 4: Neue Karte erstellen (1) und
Kartendetails editieren (2 und 3)
Alle Funktionen, die Ihnen pro Karte zur Verfügung stehen,
finden Sie auf der Karte hinter dem „3-Punkte-Symbol“ (Bild 4,
Punkt 2). Am wichtigsten sind zunächst die Karten-Details (Bild 4,
Punkt 3): Hierüber können die Karten mit einem detaillierten Text versehen
werden. Zusätzlich können Stichworte, Fälligkeitstermine und Dateien als Anhang
hinzugefügt werden. Karten können den Personen zugewiesen werden, die Zugriffsrechte
für das Board besitzen. Über die Funktion „Kommentare“ steht für jede Karte
automatisch ein Diskussionsforum zur Verfügung. Damit jederzeit die Änderungen
an der Karte nachverfolgt werden kann, werden automatisch die Aktivitäten
mitgeloggt und unter der gleichnamigen Funktion detailliert angezeigt.
Was noch?
Wenn Sie im Laufe der Zeit etliche Boards, viele Listen und
noch mehr Karten erstellt haben kann es sein, dass Sie am besten über eine
Suche zum richtigen Element gelangen. Dafür bietet Ihnen Datashare die
„Einheitliche Suche“ an, die Sie per Klick auf das Lupensymbol ganz oben auf
der rechten Seite aufrufen. Innerhalb eines Boards können über das
Trichter-Symbol zudem Filter aktiviert werden, um die Ansicht anzupassen.
Damit Sie jederzeit automatisch auf aktuellstem Stand über
Änderungen an Ihren Boards und Karten sind, können Sie sich via E-Mail und/oder
Pushbenachrichtigung informieren lassen. Diese schalten Sie im persönlichen
Profil von Datashare (ganz oben rechts) im Menüpunkt „Einstellungen“ im Bereich
„Benachrichtigungen“ ein.
Haben Sie Boards oder Karten mit einer Person geteilt, so
können Sie dieser einfach den Link aus der Adresszeile Ihres Browsers kopieren
und beispielsweise per E-Mail senden. Diese wird bei Aufruf dieses
„Direktlinks“ unmittelbar auf das Board oder die Karte geleitet.
Dieser kleine Artikel ist keine umfassende Hilfe und
beschreibt deshalb nicht alle Funktionen, die Ihnen Deck bietet. Die Hilfe zum
Produkt finden Sie in dem Menü, welches sich mit Klick auf Ihr Benutzerkürzel
ganz oben rechts im Fenster öffnet.
