ellog - Das E-Learning-Logbuch

Herzlich willkommen auf dem E-Learning-Logbuch des Medienzentrums der TU Dresden!

Wir informieren an dieser Stelle aktuell über die E-Learning-Angebote und -Services des Medienzentrums, das als zentrale Einrichtung der TU Dresden den Einsatz von E-Learning unterstützt und begleitet. Unser Angebot richtet sich vorrangig an alle E-Learning-Akteure der TU Dresden, aber auch an alle EL-Partner an Universitäten, Hochschulen sowie externen Einrichtungen, wie der Bildungsportal Sachsen GmbH.

Donnerstag, 6. Dezember 2018

OPAL-Praxistipp – E-Mail-Versand an Lerngruppen

Im heutigen Praxistipp möchten wir Ihnen die verschiedenen Varianten zum Versand von E-Mails an OPAL-Lerngruppen vorstellen. Die Sicherheit beim Versand von E-Mails ist in OPAL ein wichtiges Thema. Um Spam-Mails zu verhindern wurden kürzlich Verbesserungen bei der Nutzung von Gruppenmailadressen realisiert.

Über den Kursbaustein E-Mail, das Gruppenwerkzeug E-Mail und das Gruppenmanagement können in OPAL E-Mails wie gewohnt ohne Beschränkungen versendet werden, da der Absender sich durch den Loginvorgang bei OPAL bereits verifiziert hat.

Die Funktionalität der Gruppen-E-Mailadresse über das eigene E-Mail-Programm kann jedoch ab sofort nur noch durch Gruppenmitglieder und Personen mit Zugriff auf das Gruppenamangement des Kurses (z.B. Kursverantwortliche) genutzt werden. Zudem muss der Versand der E-Mail nun per Bestätigungslink oder Zertifikat verifiziert werden.

Im Folgenden möchten wir Ihnen diese vier Versandmöglichkeiten nochmals detailliert vorstellen.

OPAL – Kursbaustein E-Mail

Mit dem Kursbaustein E-Mail kann der Kursverantwortliche den Kursteilnehmenden ein Formular zum Versand von E-Mails an vorher festgelegte Empfänger anbieten. Die Empfänger können neben einer konkreten E-Mail-Adresse auch Teilnehmer und Betreuer einer oder mehrerer Lerngruppen sein. Alternativ kann der Versand auch an alle Teilnehmer oder Betreuer des gesamten Kurses erfolgen. Nähere Informationen zur Konfiguration finden Sie im OPAL-Handbuch im Kapitel E-Mail.

Wie bei allen Kursbausteinen kann der Zugriff auf dieses Formular beliebig konfiguriert werden und somit beispielsweise nur OPAL-Nutzern der eigenen Hochschule oder einer Lerngruppe bereitgestellt werden (siehe OPAL-Handbuch Sichtbarkeit und Zugriff).

Ansicht Kursbaustein E-Mail aus Nutzersicht
E-Mail-Formular in OPAL (Quelle: OPAL-Hilfesystem)


OPAL – Gruppenwerkzeug E-Mail


Für jede Lerngruppe in einem Kurs können Kursverantwortliche oder Betreuer Gruppenwerkzeuge aktivieren. Eines davon ist das E-Mail-Formular, über das Gruppenmitglieder E-Mails an andere Teilnehmer oder Betreuer der Lerngruppe schicken können. Kursverantwortliche und Gruppenbetreuer können zusätzlich an die Warteliste schreiben. Je nach Gruppeneinstellung bzw. Rolle können die E-Mails an alle oder auch nur ausgewählte Mitglieder verschickt werden.

Nach Aktivierung des E-Mail-Formulars kann dieses nur von Mitgliedern der Gruppe und den Kursverantwortlichen genutzt werden. Im Gegensatz zum oben beschriebenen Kursbaustein kann der Zugriff darüber hinaus nicht konfiguriert werden. Dafür kann der Sender für jede E-Mail die Empfänger einzeln aus der Lerngruppe auswählen.

Weitere Informationen dazu finden Sie im OPAL-Handbuch im Kapitel Gruppenwerkzeuge.

Gruppenwerkzeug E-Mail OPAL (Quelle: Screenshot OPAL)

OPAL – Gruppenmanagement

Auf das Gruppenmanagement haben nur Kursverantwortliche und über das Rechtemanagement autorisierte Nutzer Zugriff. Es ermöglicht eine Auswahl des Empfängerkreises analog zum oben genannten Gruppenwerkzeug E-Mail. Zusätzlich ist hier der Versand an mehrere Lerngruppen gleichzeitig möglich. Der Versand erfolgt über die Auswahl der gewünschten Lerngruppen in der Gruppenliste (Gruppen) und anschließendem Klick auf das E-Mail-Symbol im Tabellenkopf.

Nähere Informationen finden Sie im OPAL-Handbuch im Kapitel Gruppenmanagement.

Externes E-Mail-Programm

Neben den oben genannten Varianten innerhalb von OPAL können E-Mails an Lerngruppen aus dem eigenen E-Mail-Programm heraus gesendet werden. Dafür stellt OPAL für jede Lerngruppe zwei Gruppen-E-Mailadressen zur Verfügung: eine für alle Teilnehmer und eine für alle Betreuer. Personen auf der Warteliste sind bei dieser Variante nicht adressierbar. Die Adressen sind im Bearbeitungsformular einer Lerngruppe für Kursverantwortliche und Gruppenbetreuer einsehbar (siehe OPAL-Handbuchkapitel Gruppenmailadressen).

Bei dieser Variante sind folgende Besonderheiten zu beachten:

  • Es muss die bei OPAL registrierte E-Mail-Adresse verwendet werden.
  • Der Versand darf grundsätzlich nicht als Blindkopie (BCC) erfolgen.
  • Die E-Mails werden mit geringem Zeitversatz versendet.
  • Weder die Gruppen-E-Mailadresse noch die E-Mail-Adressen der Empfänger sind für die einzelnen Empfänger in der E-Mail sichtbar.
  • Der Versand erfolgt nur, wenn der Absender ein Mitglied der Lerngruppe oder eine Person mit Zugriff auf das Gruppenmanagement des zugehörigen Kurses ist.
  • Beim Versand von unsignierten E-Mails erhält der Sender aus Gründen des Spamschutzes eine Mail mit einem Bestätigungslink um sicherzustellen, dass die E-Mail tatsächlich vom Sender verschickt wurde. Erst nach Öffnen des Links wird die E-Mail versendet.
  • Signierte E-Mails werden dagegen sofort versendet, ein Bestätigungslink ist nicht notwendig. Die Signatur wird vor dem Versand der E-Mail jedoch von OPAL entfernt, da OPAL die E-Mail beim Versand so verändert, dass für jeden Empfänger eine separate E-Mail generiert wird.
  • Ein gleichzeitiger Versand an mehrere E-Mail-Adressen (und damit Lerngruppen) ist möglich. Personen, die Mitglieder in mehreren Lerngruppen sind, erhalten die E-Mail dabei nur einmal.
  • Aus technischen Gründen beträgt die maximal zulässige Anzahl an Empfängern 550. Werden E-Mails an Gruppen mit mehr Empfängern verschickt, kann aus Gründen des Spamschutzes nicht garantiert werden, dass der Empfängerserver diese entgegennimmt. Hier empfiehlt sich der Versand direkt über die oben genannten Möglichkeiten in OPAL.

Zusammenfassung

Variante Absender Empfänger Handbuch
Kursbaustein E-Mail
  • grundsätzlich: registrierte OPAL-Nutzer
  • Zugriff darüber hinaus individuell einschränkbar
  • alle Betreuer und/oder alle Teilnehmer aller Lerngruppen eines Kurses
UND/ODER
  • alle Teilnehmer und alle Betreuer einer oder mehrerer Lerngruppen
Kursbaustein E-Mail

Sichtbarkeit und Zugriff
Gruppenwerkzeug E-Mail
  • Teilnehmer der Lerngruppe
  • Betreuer der Lerngruppe
  • Kursverantwortliche
  • Rechteinhaber Gruppenmanagement
  • je nach Konfiguration alle oder ausgewählte Betreuer und/oder Teilnehmer und/oder Warteliste einer Lerngruppe
Gruppenwerkzeuge
Gruppenmanagement
  • Kursverantwortliche
  • Rechteinhaber Gruppenmanagement
  • alle oder ausgewählte Betreuer und/oder Teilnehmer und/oder Warteliste einer oder mehrerer Lerngruppen
Gruppenmanagement
Externes E-Mail-Programm (Gruppenmailadresse)
  • Teilnehmer der Lerngruppe
  • Betreuer der Lerngruppe
  • Kursverantwortliche
  • Rechteinhaber Gruppenmanagement
  • Betreuer oder Teilnehmer einer Lerngruppe
Gruppenmailadressen